Digitalización de testamentos, un proyecto que avanza para facilitar el trámite

Las autoridades estiman que en dos años podrá disponerse de todo el acervo existente de manera virtual

testamento-septiembre-trámite-firma — Como se hace cada año desde el 2003, se inició con el programa "Septiembre, Mes del Testamento" / Foto: Archivo | El Sol de Hermosillo

Gil Reyes / El Sol de Hermosillo

Lo que actualmente puede llegar a ser un procedimiento tardado y hasta complicado para las autoridades, o quienes llevan un trámite sucesorio, en unos años más quedará resuelto por el proyecto de digitalización de miles de expedientes referentes a testamentos que existen en Sonora.

Aunque la consulta de esos documentos es exclusiva de autoridades y notarios, no del público en general, la intención de llevar todo el lote de carpetas que se encuentran dentro de un espacio de mil metros cuadrados, pertenecientes a la Dirección General de Notarías del Estado de Sonora, ayudará a que se tenga de forma más rápida la disposición de cada caso en particular.

La titular de esa dependencia, Liza Adriana Auyon Domínguez, dio a conocer que ya se inició con un ordenamiento digital de los compendios que se han acumulado durante décadas en el acervo de esa instancia pero aún y cuando se trabaja en agilizar el escaneo de los tomos, tardará tiempo para que quede en su totalidad dentro de una plataforma.

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“En un periodo máximo de dos años, está avanzado el sistema y creo que va a ser de gran valor tanto para cuestiones internas como para las demás autoridades”, externó.

Actualmente se trabaja con una plataforma tanto nacional como local, en la que los de reciente creación quedan en la red, sin embargo, el reto es hacer lo mismo con los de años anteriores.

Mes del Testamento — Liza Adriana Auyon Domínguez, dio a conocer que ya se inició con un ordenamiento digital / Foto: Adal Navarro | El Sol de Hermosillo

“Existe una plataforma donde se registran todos los testamentos a nivel nacional, nosotros tenemos la propia y el registro físico para que al momento de abrir un testamento cuando fallece la persona, se recurre a esa plataforma para ver si hay algún documento previo”, detalló.

Lo mismo sucede cuando los jueces o notarios quieren abrir un sucesorio y quieren saber si hay algún testamento relacionado con un fallecido, recurren a esa instancia para pedir la información.

“Se trabaja en una plataforma, junto con la Subsecretaría de Digitalización del Gobierno del Estado, se hace un proyecto, hay una disposición que nos habla acerca de la digitalización de las escrituras en el Estado, sin embargo, no hay ahorita condiciones adecuadas para almacenamiento de esa información”, explicó, por lo que conforme se avance en las etapas del plan se verán de inmediato los resultados, principalmente en los tiempos de respuesta a las solicitudes de acceso a esos documentos.

Sostuvo que se mantienen reuniones periódicas con los involucrados para empatar criterios y dialogar sobre los cambios que traerá consigo ese nuevo esquema, el cual generará mayor transparencia del actuar diario y casi en tiempo real de lo que realizan los Notarios.

Se duplica certeza legal

En el marco del Mes del Testamento, la funcionaria estatal mencionó que se ha incrementado en los últimos años el número de trámites que hacen los ciudadanos para dejar por escrito los bienes que poseen y a quién se los dejarán una vez que fallezcan.

“Mediante el trabajo que hemos hecho en conjunto con el Colegio de Notarios y nosotros como gobierno, se tuvo el 2021 alrededor de 2 mil testamentos y el 2022 alrededor de 3 mil 800”, confirmó, una cifra que casi se ha duplicado.

El corte de este año se dará a finales de octubre, una vez que concluya la dinámica que se lanzó a inicios del mes, pero que estima se ampliará hasta el décimo mes, pues suele haber una alta demanda de personas por obtener los beneficios como es el 50% de descuento, entre otros.

“Se aprovecha el descuento que dan los notarios del 50%, cuyo servicio tiene un valor de 3 mil 116 pesos, más IVA, pero en estas fechas baja a mil 800 pesos. Los cuerpos de seguridad pública tienen un trámite gratuito, el Sector Salud como médicos, enfermeras también tienen gratuidad, de parte del Gobierno se exenta de cobro todos aquellos derechos que se pudieron originar por la elaboración de registro de testamento, así como la consulta para los sucesorios", profundizó.

Además, invitó a la sociedad en general a aprovechar estos beneficios, ya que además de dejar en orden los bienes personales, se genera un ahorro importante en el gasto que les puede representar hacerlo fuera de este periodo.

Los testamentos suelen estar disponibles para los jueces, ministerios públicos y notarios que lleven casos de personas que ya los hayan realizado para determinar algunas causas dado el momento de que deseen hacer modificaciones al patrimonio o bien que se determine la repartición de lo enlistado, según convenga.

“Los archivos en la Dirección General de Notarías no son públicos a diferencia del Registro Público de la Propiedad, nosotros podemos extender copias y acceso a archivos mediante copias certificadas cuando el interesado jurídico nos lo solicita”, apuntó.

testamento-septiembre-trámite-firma 4 — Autoridades denominaron a septiembre como "Mes del Testamento" / Foto: Archivo | El Sol de Hermosillo

La metodología vigente en esa instancia es recabar los testamentos generados por los notarios, quienes en la mayoría de los casos son ellos mismos los que los cargan en la plataforma nacional, pero también envían avisos de esos documentos para que se incluyan en la base de datos estatal y tener así un control más preciso.

A la par se coordinan con la Subsecretaría de Digitalización para que todos los testamentos nuevos se escanean y se registren, al igual que las escrituras de cualquier persona que se elaboran en la entidad.

Confió en que una vez que queden digitalizados todos los testamentos se tendrá un impacto positivo en la operatividad de la dependencia a su cargo, así como en la inmediatez que se dará para atender a los solicitantes.

“A la larga nos va a agilizar bastante el tiempo y las búsquedas; tenemos un archivo extenso de mil metros cuadrados y está muy ordenado, es la mayor fuente de trabajo dentro de la Dirección, el proveer información sobre las escrituras o antecedentes de cómo se realizaron aquí en el estado o del registro de firmas de Notarios”, platicó.

¿Cuáles son los tipos de testamentos?

Los sonorenses tienen la posibilidad de elaborar sus testamentos de distintas formas, por lo que depende de la decisión de cada uno como lo quiera hacer.

“Existen varias formas de acceder a elaborar un testamento, según el Código Civil señala unas que caen en desuso y a través del tiempo se generaron por cuestiones de urgencia. Los más socorridos son el Testamento Público Abierto que se elabora cuando se acude con un notario, ahí se presentan documentos básicos como el INE y demás; otro es el Testamento Ológrafo que se hace de forma escrita, frente a testigos y lo inscribes en el Registro Público de la Propiedad, con la presencia de un Notario”, informó.

Por su cantidad poblacional, Hermosillo es la ciudad que genera más solicitudes de testamentos, seguido de Ciudad Obregón, Nogales, Navojoa, San Luis Río Colorado, entre otros, las cuales se conjuntan en la Dirección de Notarías para su almacenamiento.

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¿Cómo saber si existe un testamento?

La forma de saber si existe un testamento o no, es abriendo un juicio sucesorio testamentario o intestamentario según sea el caso, para que el juez encargado de la denuncia del sucesorio tenga que hacer lo propio y solicite esa información a la Dirección de Notarías.

Auyon Domínguez recomendó a las personas hacer los testamentos siempre en presencia de un notario para que se dé fe del hecho y quede plasmado en un documento que avale lo solicitado por el testador.

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